Powrót na stronę główną
Język polski

Jak pisać maile?

  • 23 lutego 2016
  • Gabriela Deda
  • Komentarzy: 23
  • Odsłon: 1215
Całe życie sądziłam, że pisanie maili to najłatwiejsza rzecz na świecie. Nigdy też nie miałam wielkiej potrzeby komunikowania się tą drogą, więc naprawdę nie dostrzegałam w tym absolutnie niczego trudnego. Potem poszłam na studia i okazało się, że poczta elektroniczna to jedna z podstawowych form przekazywania sobie informacji. Okazało się również, że są pewne zasady, których trzeba przestrzegać, by zaprezentować się odbiorcy z dobrej strony. Co więcej – jest cała masa szczegółów, które mogą wpłynąć na ocenę końcową naszej osoby. Nie tylko treść, ale również forma, w jakiej ją przekazujemy jest tutaj piekielnie ważna. Większość ludzi niestety nie jest tego świadoma, za co oczywiście nikogo nie winię. Sama nie wiedziałam o pisaniu maili prawie nic, dopóki jeden z prowadzących mi tego wszystkiego nie uświadomił. Miałam specjalny przedmiot przez jeden semestr, na którym prócz nauki tworzenia bibliografii (w końcu na polonistyce to bardzo ważna umiejętność), uczono nas również jak pisać maile. Podzielę się dzisiaj z Wami swoją wiedzą i liczę, że od tej pory Wasze wiadomości będą wyglądały tak, jak wyglądać powinny.

TYTUŁ

Na samym początku musicie pamiętać o odpowiednim tytule Waszego maila. Starajcie się nie zostawiać tam pustego miejsca i – jeśli już nie macie zielonego pojęcia jak zatytułować wiadomość – użyjcie jednego kluczowego słowa. Odbiorca Waszego maila powinien wiedzieć z jaką sprawą do niego piszecie jeszcze zanim otworzy okno, w którym będzie mógł przeczytać treść.

WSTĘP

Nie wolno zaczynać maila od witam. No po prostu to grzech nad grzechy, nie można tego robić! Witasz to gości na domówce (jeśli przyniosą alkohol – jeśli tego nie zrobią, to lepiej ich nie witać). Wysyłając komuś wiadomość, zajmujemy przestrzeń na jego skrzynce mailowej, wobec czego nie możemy go witać na jego własnym „terenie”. Nie i koniec. To najgorszy ze wszystkich możliwych wariantów powitania. Za nic w świecie nie umiem oduczyć tego Lubego, który chyba trochę na złość rozpoczyna tak maile. Ale nie to najbardziej mnie dziwi. Bardziej niepokojący jest fakt, że ludzie, którzy pisaniem maili zajmują się – można powiedzieć – zawodowo, ponieważ kontaktują się z różnymi osobami, oferując im zlecenia, również zaczynają wiadomości w ten sposób. To już są szczyty.

Dopuszczalne jest dzień dobry bądź dobry wieczór, lecz jest to dość ryzykowne, ponieważ nigdy nie wiemy o której godzinie odbiorca przeczyta naszą wiadomość. Broni nas jednak godzina wysłania, która widoczna jest na początku każdego maila.

Najbezpieczniejszą formą jest szanowny Panie/szanowna Pani. Ja nigdy nie piszę ani imienia, ani nazwiska po tej formie grzecznościowej, ponieważ nie wiemy jak odbiorca woli, gdy się do niego zwraca. Szanowny Panie Janie? Szanowny Panie Kowalski? Szanowny Panie Janie Kowalski? No nie… Samo szanowny Panie w zupełności wystarcza.

Jeśli piszemy do kogoś, z kim jesteśmy na ty, nie ma większego problemu. Przecież odpisując na Wasze wiadomości, nie zaczynałabym maila od szanowna Pani. Droga/drogi plus imię jest odpowiednią formą. Można też oczywiście zaczynać od cześć, hej, siema czy od czegokolwiek innego, choć to wszystko zależy od tego, w jak bliskich relacjach jesteśmy z daną osobą.

Pamiętać również należy, że po początkowej formie grzecznościowej stawiamy przecinek – nie kropkę czy wykrzyknik. Nie zostawiamy również pustki. Przecineczek.

43a

TREŚĆ WŁAŚCIWA

Skoro po powitaniu stawiamy przecinek, zdanie kontynuujemy zapisując je małą literą. To naprawdę bardzo istotne. Stawiając przecinek przed że nie zapisujemy go następnie wielką literą, czyż nie? Nie róbmy więc tego w mailach.

Poza tym treść wiadomości mailowej powinna być krótka i na temat. Nikt nie lubi czytać elaboratów, z których można wyłuskać jedynie trzy lub cztery naprawdę istotne zdania. To nie matura – nie musicie zapisać odpowiedniej ilości strony.

Oczywiście dochodzą tutaj również zwroty personalne. Pan i Pani zapisujemy wielką literą, podobnie jak Ty, Tobie, Twój, Ciebie, Wam etc. Mam nadzieję, że to akurat wiecie, choć przyznam szczerze, że zdarza mi się dostawać maile, w których ktoś w ogóle nie zawraca sobie tym głowy. To smutne, ponieważ te wielkie litery są wyrazem szacunku.

Między akapitami warto dawać jeden wers przerwy. Podobnie jak między powitaniem a treścią właściwą oraz między treścią właściwą a zakończeniem. Sprawia to, że nasza wiadomość jest bardziej przejrzysta i po prostu ładniej wygląda.

ZAKOŃCZENIE

W oficjalnych mailach nikogo nie pozdrawiamy. Jest wiele osób, którym słówko pozdrawiam kompletnie nie przeszkadza, ale są również tacy, którzy po prostu sobie tego nie życzą, uważając to za niewłaściwe i nieeleganckie. Uszanujmy to i stosujmy bezpieczniejszą formę, na przykład z poważaniem. Do tego nikt się nie przyczepi.

Po tym wyrażeniu stawiamy przecinek, przechodzimy do następnej linijki (ale już bez jednego pustego wersu) i podpisujemy się. Nie jakimiś xxx czy A.B. a naszym pełnym imieniem i nazwiskiem. Chyba, że nasza korespondencja trwa dłużej – wtedy wystarczą inicjały. Ale nigdy nie wolno nam ich używać w pierwszym mailu. Nie każmy zastanawiać się odbiorcy kto do nich pisze.

***

To już wszystko, co mogę przekazać odnośnie pisania maili. Mam nadzieję, że cokolwiek z tego było dla Was przydatne, a jeśli wszystko już wiedzieliście – świetnie, jestem dumna. A gdy ktoś będzie denerwował Was źle napisanymi mailami, śmiało podeślijcie mu ten tekst.
  • Czyli popełniam dużo grzechów głównych :((

  • Ja też póki nie poszłam na studia i nie musiałam wysłać maili do paru wykładowców myślałam, że nic w tym trudnego. A tu i trzeba na formę uważać, i na zwroty grzecznościowe, i na tytuł jaki ktoś posiada. Czasami to czarna magia i mam strach przed napisaniem zwykłego maila z załącznikiem :D

  • Biję się w piersi za każde „witam” i „pozdrawiam”, którymi naszpikowałam moje maile ;) Muszę nad tym popracować.
    Fajny, konkretny i bardzo przydatny tekst :)

  • Już o tych wskazówkach czytałam więc poprawiłam swoje błędy już wcześniej ale jak wiadomo wiedzę trzeba powtarzać, żeby mogła się utrwalić więc teraz to już na pewno nie popełnię błędu pisząc mail ;)

  • O „witam” tyle się mówi, a i tak większość osób tak pisze. Nawet mój promotor zaczynał w ten sposób swoje maile :) Mi osobiście to nie przeszkadza, nie czuję się urażona, bo sama kilka lat temu nie byłam świadoma tego, że to wyrażenie jest błędem. W służbowych, bardziej formalnych wiadomościach kilka razy analizuję to co wysyłam, ale gdy piszę do znajomych nie zwracam już na to uwagi i zachowuję luźną formę :)

  • Chyba już zauważyłaś jaki błąd popełniam w mailach do ciebie? Obiecuję poprawę, serio. ;)

  • Myślałam, że nauczono mnie pisać poprawne meile… dopóki nie musiałam napisać do doktora na mojej uczelni ;)

    Uff, na szczęście popełniam tylko błąd pozdrawiania. I to dość rzadko, ale popracuje nad tym :)
    Dziękuję za przydatny post.

  • Jak zawsze na plus ;) Ja mojego lubego tez próbuje oduczyć tego „Witam” ale nic z tego! Przywiązany do tego! Żadna siła nie pomoże ;)

  • Kiedy poszłam na studia i do rąk własnych otrzymałam mailowy savoir vivre zrobiłam oczy jak nadepnięta żaba. Nie myślałam, że jest aż tyle reguł i formuł zależnych od tytułu i miliona innych rzeczy. Najbardziej wstydzę się za wszystkie „witania”. Niestety, czasami w pierwszym odruchu zdarza mi się zaczynać wiadomość w ten sposób.

  • Ja na studiach non stop pisałam ‚Witam’. Ale w sumie jak tak sobie myślę, to nikt nigdy ani nie zwrócił mi uwagi, ani wcześniej nie poinformował. Do dzisiaj się łapię, że czasem tak zaczynam maile, na szczęście już eliminuję ten nawyk :)

  • Ja zazwyczaj pozdrawiam:) Mnie to nie przeszkadza, więc tak samo myślę o innych…Owszem, może być to ryzykowne, ale kto nie ryzykuje, ten nie pije szampana:))) Bardzo fajny tekst:)

  • A już myślałem, że tylko mnie wnerwia „witam” i „pozdrawiam” :)
    Ale jeszcze bardziej działa mi na nerwy „witam serdecznie” – zwłaszcza w korespondencji firmowej albo, co już bardzo śmieszne, a mailu z jakimiś pretensjami czy reklamacją. Najgorsze, że to się rozsiewa też na rozmowy telefoniczne. Mam czasem wrażenie, że jestem jedynym, który używa „dzień dobry” i „do widzenia” :)

  • Jestem z siebie dumna o prawie wszystkich tych zasadach wiedziałam, oprócz jednej. Kiedy piszemy np: Szanowna Pani i stawiamy przecinek to piszemy w poniższej linijce z małej litery. Zawsze zaczynałam od dużej. Fajnie się nauczyć czegoś nowego :)

  • Ja dość często używam „Witam” w mailach służbowych, ale przyznam szczerze, że żadne inne przywitanie mi po prostu nie pasuje. Współpracuję z klientami naszej firmy od wielu lat, nasze stosunki są co prawda służbowe, ale na tyle luźne, że żadne Szanowna Pani/Panie nie pasuje. Tak więc popełniam ten błąd świadomie, bo jakoś bardziej pasuje mi na początku maila „Witam” niż „Dzień dobry” :)

    • Ana

      No właśnie: teoria to jedno, praktyka to drugie. Dopóki człowiek studiuje, jest łatwo pisać „Szanowna Pani” (i na studiach to jest cudowne, że nie ma problemu, czy użyć imienia, czy nazwiska, bo używasz tytułu), ale potem brakuje tego uniwersalizmu, czegoś pomiędzy „Szanowną/Szanownym” a „Cześć”. Dlatego ja również – do magisterki wielka przeciwniczka „Witania” – po kilku tygodniach pracy przeprosiłam się z „Witam”. Ale! Nigdy nie używam go przy pierwszym kontakcie ani w kontakcie wymagającym zachowania etykiety. No, i nigdy nie zdarzyło mi się pozdrowić Szanownych Państwa ;)

  • No właśnie, przechodziłam przez prawdziwe piekło, kiedy musiałam na studiach napisać meila do promotora! :D To było wyzwanie! Spać w nocy nie mogłam, że w pierwszym z nich napisałam „witam”. Później ciężko mi było spojrzeć profesorowi w ocz ;) Nigdy więcej!

  • Kiedyś używałam „witam”, teraz piszę „dzień dobry” (obojętnie od pory pisania maila). Jednak zauważyłam, że za granicą funkcjonuje rozpoczynanie maila od „dear”, co jest bardziej uniwersalne, ale w Polsce nie ma dobrego odpowiednika. Kiedyś napisalam o sztuce pisania listów, bo to już mam wrażenie jest alchemia dla kolejnych pokoleń ;)

    • starfish

      W Polsce odpowiednikiem jest właśnie to nieszczęsne „Witam”. Niespodziewanie oświeceni jakąś notką przeczytaną na jakimś blogasku internauci strasznie hejtują witanie się z kimś w jego skrzynce e-mailowej, ale prawda jest taka, że nie mamy żadnego uniwersalnego słowa powitalnego, które byłoby kompromisem pomiędzy zbyt sztywnym „Szanownym Panem” i zbyt spoufalonym „Cześć”, więc lukę tę wypełniło „Witam”. Wydaje mi się, że teraz już prawie nikt, poza nazistami językowymi, nie kojarzy już tego słowa wyłącznie z witaniem kogoś w swoich skromnych progach. Wiadomo przecież, że znaczenie słów z czasem ewoluuje. Chociaż znaczenie „Dzień dobry” raczej nigdy nie ewoluuje i zawsze będzie zależne od pory dnia.

      A przy okazji czepiania się głupot… „Mail” to po angielsku poczta. Poczta elektroniczna to „E-mail” lub „Email”.

  • Tak wiele razy popełnione faux pas. Mea culpa :) Wskazówki przydadzą się na przyszłość ;)

  • Jakiś czas temu dowiedziałem się o tym „witam”. Od tamtej pory wystrzegam się tego jak ognia. Co do używania imion, nazwisk – stosuję imiona, jeśli piszę do klientów z prostej przyczyny – jeśli to nie są firmy, takie zwrócenie się jest bardziej osobiste, co wpływa na lepszą ocenę jakości obsługi, jak przypuszczam. Uważam nawet, że czasem w pierwszym kontakcie jest to tak samo ważne, jak i czas odpisywania. To detale, które mogą decydować. Wszystko jednak zależy też od branży i od rozeznania (po mailu od klienta widzę, jakich form używa, co ułatwia wybranie odpowiedniej formy). Wszystko trzeba z głową. :)

  • Niestety znam wiele osób, które do tej pory piszą „Witam” i nie widzą w tym nic złego..ja się już dawno temu tego u siebie pozbyłam ;) Bardzo wartościowy wpis, na pewno przyda się wielu osobom ;)

  • O kurcze, a ja zawsze pisałam pozdrawiam na końcu… :D Już nie będę :)

  • „witam” unikam, ale pozdrawiam zdarza mi się często :) och, czemuż, ach, czemuż na moich studiach nauczyli tylko pisania bibliografii i przypisów (co po 7 latach już się zmieniło), a takiego pożytecznego przedmiotu nie dali :)

CZEŚĆ!
Studiuję polonistykę, piję dużo książek, czytam jeszcze więcej kawy i czasami trochę miesza mi się od tego w głowie. :)
Najpopularniejsze
Facebook
Wyzwanie czytelnicze
Obserwuj mnie na Instagramie

@